COVID 19 et Prévention
Devant la multitude de questions que vous vous posez en cette période difficile (chômage partiel, continuité d’activité…), je vous résume les principales mesures juridiques essentielles à prendre pour vous protéger.
Durée légale de conservation des documents d'une entreprise : l'info pratique
Chaque année, toutes les entreprises doivent effectuer l'archivage de leurs documents. La question est de savoir quels sont les documents à conserver et ceux à détruire.
Toute entreprise, à un moment donné de l'année est confrontée à la problématique de l'archivage et surtout de la gestion de l'espace... De longues heures de casse-tête débutent ainsi que l'emblématique jeu du Tétris commence !
Ainsi, bien qu'amusant, il est possible de réduire ces longues heures de réflexion en détruisant, au fur et à mesure, les documents dont l'entreprise n'est plus en obligation de les conserver.
En effet, en France, les durées légales de conservation des documents sont règlementées et dépendent de leur nature. Le cabinet RABOISSON vous partage un récapitulatif de ces délais.
- Pièce comptable :
| Nature des documents |
Durée de conservation | Texte de référence |
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc. |
10 ans à partir de la clôture de l'exercice | Article L123-22 du code de commerce |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. |
10 ans à partir de la clôture de l'exercice | Article L123-22 du code de commerce |
- Documents fiscaux :
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration fiscale doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Ce délai commence à partir :
- De la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
- Ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis
Bon à savoir : en cas d'activité occulte, fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite... certains délais sont étendus à 10 ans !
- Documents commerciaux
| Nature des documents |
Durée de conservation | Textes de loi |
| Tous les documents contractuels, contrats et conventions conclus dans le cadre d’une relation ou correspondance commerciale |
5 ans | Article L.110-4 du code de commerce |
| Les déclarations en douane | 3 ans | Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 |
| Tout type de garanties pour les biens ou services fournis au consommateur |
2 ans | Article L.218-2 du code de la consommation |
| Les polices d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat | Article L.114-1 du code des assurances |
- Gestion du personnel
Un risque majeur est présent pour les documents relatifs à la gestion du personnel car de nombreuses données personnelle sont utilisées.
Le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) du 25 mai 2018 accentue la vigilance pour ces données.
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | Article L3243-4 du code du travail |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | Article R1221-26 du code du travail |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans | Article 2224 du code civil |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | Articles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | Article D3171-16 du code du travail |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an | Article D3171-16 du code du travail |
| - Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail - Vérification et contrôle du CHSCT | 5 ans | Article D4711-3 du code du travail |
| Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie | 5 ans | Article D4711-3 du code du travail |
- Documents sociaux
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Les statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) | Article 2224 du code civil |
| Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L.123-22 du code de commerce |
| Les traités de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans | Article 2224 du code civil |
| Le registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation | Article 2224 du code civil |
| Les feuilles de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. | 3 derniers exercices | Article L.225-117 du code de commerce |
- Documents juridiques
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | Article 2227 du code civil |
| Les contrats conclus par voie électronique (uniquement à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou prestation | Article L.213-1 du code de la consommation |
| Les documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection | Article 2224 du code civil |
| Les dossiers d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat | Article 2225 du code civil |
| Les feuilles de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapports des commissaires aux comptes. | 3 ans | Article L.225-117 du code de commerce |
- Documents bancaires
| Nature des documents |
Durée de conservation | Textes de loi |
| Les document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) |
5 ans | Article L.110-4 du code de commerce |
- Documents immobiliers
| Nature des documents | Durée de conservation |
| Contrat d’achat ou de cession d’un immeuble ou d’un terrain |
30 ans |
| Le contrat de bail commercial. Attention, ce délai ne débute qu’à la fin du bail |
5 ans |
La même durée s'applique pour la conservation du contrat du bail commercial. Toujours concernant l'immobilier, tout contrant d'achat ou de cession d'un immeuble ou d'un terrain doit pouvoir être présenté durant 30 ans.
Alors, ne restez plus avec vos piles de papiers, détruisez-les !
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