Durée légale de conservation des documents d'une entreprise : l'info pratique

Chaque année, toutes les entreprises doivent effectuer l'archivage de leurs documents. La question est de savoir quels sont les documents à conserver et ceux à détruire.

Toute entreprise, à un moment donné de l'année est confrontée à la problématique de l'archivage et surtout de la gestion de l'espace... De longues heures de casse-tête débutent ainsi que l'emblématique jeu du Tétris commence !

Ainsi, bien qu'amusant, il est possible de réduire ces longues heures de réflexion en détruisant, au fur et à mesure, les documents dont l'entreprise n'est plus en obligation de les conserver.

En effet, en France, les durées légales de conservation des documents sont règlementées et dépendent de leur nature. Le cabinet RABOISSON vous partage un récapitulatif de ces délais.

  • Pièce comptable :

Nature des documents

 Durée de conservation Texte de référence
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc.

 10 ans à partir de la clôture de l'exercice Article L123-22 du code de commerce
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.

 10 ans à partir de la clôture de l'exercice Article L123-22 du code de commerce

  • Documents fiscaux :

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration fiscale doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

Ce délai commence à partir :

  - De la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
  - Ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis

Bon à savoir : en cas d'activité occulte, fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite... certains délais sont étendus à 10 ans !

  • Documents commerciaux

Nature des documents

 Durée de conservation Textes de loi
Tous les documents contractuels, contrats et conventions conclus dans le cadre d’une relation ou correspondance commerciale

 5 ans Article L.110-4 du code de commerce
Les déclarations en douane 3 ans Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992
Tout type de garanties pour les biens ou services fournis au consommateur

 2 ans Article L.218-2 du code de la consommation
Les polices d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat Article L.114-1 du code des assurances

  • Gestion du personnel

Un risque majeur est présent pour les documents relatifs à la gestion du personnel car de nombreuses données personnelle sont utilisées.

Le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) du 25 mai 2018 accentue la vigilance pour ces données.


Type de document Durée de conservation Texte de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans Article L3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Article R1221-26 du code du travail
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. 5 ans Article 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Articles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans Article D3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation 1 an Article D3171-16 du code du travail
- Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail - Vérification et contrôle du CHSCT 5 ans Article D4711-3 du code du travail
Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie 5 ans Article D4711-3 du code du travail

  • Documents sociaux

Nature des documents Durée de conservation Textes de loi
Les statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) Article 2224 du code civil
Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L.123-22 du code de commerce
Les traités de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans Article 2224 du code civil
Le registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation Article 2224 du code civil
Les feuilles de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices Article L.225-117 du code de commerce


  • Documents juridiques
Nature des documents Durée de conservation Textes de loi
Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Article 2227 du code civil
Les contrats conclus par voie électronique (uniquement à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou prestation Article L.213-1 du code de la consommation
Les documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection Article 2224 du code civil
 Les dossiers d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat Article 2225 du code civil
Les feuilles de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapports des commissaires aux comptes. 3 ans Article L.225-117 du code de commerce

  • Documents bancaires

Nature des documents

 Durée de conservation Textes de loi
Les document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)

 5 ans Article L.110-4 du code de commerce

  • Documents immobiliers

Nature des documents Durée de conservation
Contrat d’achat ou de cession d’un immeuble ou d’un terrain

 30 ans
Le contrat de bail commercial. Attention, ce délai ne débute qu’à la fin du bail

 5 ans

La même durée s'applique pour la conservation du contrat du bail commercial. Toujours concernant l'immobilier, tout contrant d'achat ou de cession d'un immeuble ou d'un terrain doit pouvoir être présenté durant 30 ans.

Alors, ne restez plus avec vos piles de papiers, détruisez-les !

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